Bij passieve openbaarheid van bestuur kan een document, na een schriftelijke aanvraag, openbaar gemaakt worden. Iedere burger kan documenten opvragen, inkijken, een kopie krijgen of meer uitleg vragen bij de inhoud van het document. Voor het vrijgeven van bestuursdocumenten van de dienst Omgeving werd een nieuw retributiereglement opgemaakt dat sinds 1 januari 2026 van kracht is.
De retributie is verschuldigd door de persoon die de fotokopies of scans aanvraagt en wordt betaald voor het afleveren van de documenten. Bij gebrek aan betaling wordt de retributie ingevorderd overeenkomstig artikel 177 van het decreet lokaal bestuur.
Tarieven
| Artikel | Eenheid | Tarief |
| Fotokopies en plannen kleiner dan of gelijk aan A3 | ||
| A4-formaat, enkelzijdig,zwart-wit | stuk | € 0,30 |
| A4-formaat, dubbelzijdig,zwart-wit | stuk | € 0,60 |
| A4-formaat, enkelzijdig,kleur | stuk | € 1 |
| A4-formaat, dubbelzijdig,kleur | stuk | € 2 |
| A3-formaat, enkelzijdig,zwart-wit | stuk | € 0,60 |
| A3-formaat, dubbelzijdig,zwart-wit | stuk | € 1,20 |
| A3-formaat, enkelzijdig,kleur | stuk | € 2 |
| A3-formaat, dubbelzijdig,kleur | stuk | € 4 |
| Fotokopies en plannen groter dan A3 | ||
| Afleveren kopie digitaal | stuk | € 15 |
| Afleveren kopie op papier | stuk | € 20 |
Volgende categorieën zijn vrijgesteld van deze retributie:
- Aanvragen fotokopies/scans door het gemeentebestuur of het OCMW van Dentergem;
- Aanvragen fotokopies/scans door de Dentergemse kerkfabrieken;
- Aanvragen fotokopies/scans door de politiezone (MIDOW), hulpverleningszone (MIDWEST) en overheden.
Reglement in werking vanaf 1 januari 2026: goedgekeurd op 17 december 2025 en gepubliceerd op 19 december 2025
